O procedimento para cancelamento varia de acordo com o estado em que a empresa está localizada, mas vamos fornecer orientações gerais:
- Verifique o prazo para cancelamento no seu Estado: O cancelamento da NF-e deve ser feito dentro do prazo estabelecido pela legislação fiscal. Esse prazo pode variar de estado para estado, após a autorização da nota fiscal. Em alguns estados o prazo é de 24h e em outros pode chegar até 72 horas ou 7 dias;
- Acesse o portal da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do seu estado: Para realizar o cancelamento, é necessário acessar o portal da SEFAZ do seu estado e utilizar o sistema específico onde a nota fiscal foi emitida;
- Informe os dados da NF-e: No sistema de cancelamento, você precisará informar os dados da NF-e que deseja cancelar, como o número da nota fiscal, chave de acesso (com 44 dígitos), a data de emissão e o valor;
- Justifique o cancelamento: É necessário informar no próprio sistema o motivo do cancelamento da NF-e. Geralmente, são aceitos motivos como duplicidade de emissão, erro de preenchimento ou desistência da operação;
- Aguarde a autorização do cancelamento: Após realizar o pedido de cancelamento, é necessário aguardar a autorização da SEFAZ. Em alguns casos, pode ser solicitado o envio de documentos comprobatórios para justificar o cancelamento.
É importante ressaltar que o cancelamento de uma NF-e deve ser feito com cautela, pois o documento se torna inválido para fins fiscais. Em certas situações, mesmo que esteja no prazo, o cancelamento pode não ser possível devido o aceite formal na SEFAZ pelo destinatário da NFe.