Documentos não fiscais são aqueles que não possuem valor legal no sentido de permitir a cobrança de encargos sobre eles. No entanto, há muitos tipos que aparecem na sua contabilidade a fim de dar conta de toda a movimentação financeira do negócio.
Por exemplo, há serviços que são contratados pela empresa com um contrato formal e emissão de nota fiscal, e há outros em que o autônomo emite apenas recibo simples para que fique registrado o gasto efetuado. Enquanto as notas fiscais são repassadas diretamente para os órgãos de controle, esses outros registros, como o recibo de autônomo, precisam estar na sua contabilidade para que as contas fechem no final do mês.
Para fazer a contabilização desses documentos, observe as seguintes ações:
- Insira todas as despesas em um controle interno, que pode ser em sistema automatizado ou mesmo em uma planilha simples;
- Mantenha registro também dos impostos pagos, comprovantes de encargos sociais – todo o tipo de informação que comprove que você fez os trâmites legais do negócio;
- Após a organização de todos os papéis, os documentos podem ser armazenados junto ao seu escritório de contabilidade, que fará a conferência dos dados para fazer o fechamento entre receitas e despesas da empresa, e indicará se você fez todos os procedimentos necessários naquele período.