Duplicatas Escriturais: 8 Riscos Operacionais e Soluções
Pagamentos em duplicidade, pagamentos sem lastro, divergências de valores, problemas de titularidade e manutenção de obrigações mesmo após o cancelamento de notas fiscais estão entre os riscos que as empresas precisam administrar na adaptação às duplicatas escriturais. Um mapeamento realizado pela V360 identificou oito riscos operacionais que podem comprometer a segurança e a eficiência dos processos.
A análise, feita a partir de uma operação real, mostra que a adaptação à duplicata escritural envolve diferentes áreas da empresa e exige a conciliação de informações que hoje costumam estar espalhadas entre pedidos de compra, notas fiscais, registros de recebimento e sistemas financeiros. Ao longo desse processo, o mapeamento ainda identificou seis tipos de divergências, oito categorias de exceções e sete situações que ainda dependem de intervenção humana.
Um dos principais pontos de atenção está justamente no tempo necessário para reunir essas informações. Foram identificadas situações em que a confirmação física do recebimento levou de 30 a 90 dias, enquanto a janela de manifestação sobre as duplicatas é de apenas 10 dias, com uma rotina preventiva prevista para o nono dia (D+9). Esse descompasso pode obrigar as empresas a se manifestarem sobre um título antes mesmo de concluírem suas verificações internas.
“A duplicata escritural não começa nem termina no contas a pagar. Para decidir sobre um título, pode ser necessário confirmar pedido, nota fiscal, recebimento, valores e condições comerciais. Essas informações passam por diferentes áreas e sistemas, e uma inconsistência em qualquer uma dessas etapas pode gerar risco para a operação”, afirma Izaias Miguel, Co-CEO da V360.
Os riscos aparecem principalmente quando as informações da duplicata não coincidem com os registros internos da empresa. Diferenças de valor, vencimento, titularidade ou confirmação de recebimento podem exigir consultas a diferentes sistemas e áreas antes que o título seja validado.
O mapeamento identificou seis tipos de divergências e mostrou que sua resolução ainda pode depender de etapas manuais, como validações, atestes, abertura de chamados, aprovações e contato com fornecedores. Quanto mais fragmentadas estiverem essas informações, maior a dificuldade de identificar a origem do problema e agir dentro do prazo.
Com uma janela de manifestação de 10 dias, a identificação tardia dessas inconsistências pode comprometer a capacidade de resposta das empresas. Por isso, o levantamento destaca a importância de estabelecer uma rotina preventiva até o D+9, permitindo que as áreas responsáveis identifiquem e encaminhem pendências antes do encerramento do prazo.
“Uma divergência aparentemente simples pode exigir a participação de várias equipes antes de ser esclarecida. Se a empresa não consegue identificar rapidamente a origem do problema e quem precisa atuar, aumenta tanto o risco operacional quanto a dificuldade de responder dentro do prazo”, explica Miguel.
Além das divergências, o levantamento identificou oito categorias de exceções operacionais que exigem tratamentos específicos. Entre elas aparecem pagamentos por cartão corporativo, contratos de longo prazo, fornecedores estrangeiros, adiantamentos e operações mantidas em sistemas ERPs legados.São situações que dificultam a criação de um único fluxo automatizado para todas as duplicatas e tornam necessário estabelecer regras diferentes de acordo com o tipo de operação.
O estudo também encontrou sete tipos de intervenção humana, incluindo validações, abertura de chamados, atestes, contato com fornecedores e aprovações. Quando essas atividades dependem de controles manuais ou de informações espalhadas por diferentes sistemas, uma pendência pode atravessar várias equipes antes de chegar a uma conclusão.
O desafio, portanto, não está apenas em automatizar o processamento dos títulos, mas em estruturar um fluxo capaz de reconhecer as particularidades de cada operação, identificar os responsáveis e encaminhar as exceções sem comprometer os prazos de manifestação.
Outro ponto identificado pelo mapeamento é o descompasso entre os prazos relacionados à duplicata e o tempo de algumas rotinas internas das empresas.
Na operação analisada, foram identificadas situações em que a confirmação física do recebimento levou de 30 a 90 dias. Embora não representem o prazo padrão de todas as operações, esses casos evidenciam a complexidade de conciliar processos internos mais longos com a janela regulatória de manifestação de 10 dias e a necessidade de uma rotina preventiva no D+9.
Na prática, uma empresa pode precisar se manifestar sobre uma duplicata antes de concluir a confirmação física do recebimento da mercadoria. Sem mecanismos que permitam acompanhar essas etapas e identificar pendências antecipadamente, o descompasso entre os prazos pode aumentar a exposição a riscos operacionais.
O problema é ampliado pela fragmentação das informações. Enquanto a duplicata pode estar registrada em uma plataforma, nota fiscal, pedido de compra, recebimento e dados financeiros podem permanecer distribuídos entre diferentes sistemas.
Nesse cenário, a preparação passa pela capacidade de identificar inconsistências antecipadamente, localizar as informações necessárias e encaminhar cada caso para quem pode resolvê-lo.
“Não se trata apenas de acrescentar uma nova etapa ao financeiro. As empresas precisam entender quais informações sustentam cada decisão, onde elas estão e quem é responsável por agir quando existe uma divergência”, diz Miguel.
Para lidar com esse volume de informações, a automação pode ser usada para cruzar os dados da duplicata com pedidos de compra, notas fiscais, registros de recebimento, valores, vencimentos e informações de fornecedores.
A partir dessa comparação, situações consistentes podem seguir o fluxo definido pela empresa, enquanto divergências são direcionadas para as áreas responsáveis por analisá-las.
A lógica é reduzir o número de casos que dependem de conferência manual e concentrar a atuação das equipes nas exceções que efetivamente precisam de análise.
Além de acelerar a identificação de inconsistências, a integração entre sistemas e áreas permite acompanhar o andamento das pendências e organizar as etapas necessárias para que a empresa consiga se manifestar dentro do prazo regulatório.
“A adaptação à duplicata escritural não se resume à integração tecnológica. Quanto maior o volume de documentos e de exceções, mais importante se torna conseguir conciliar essas informações, identificar riscos e definir claramente quem precisa atuar em cada situação”, conclui Miguel.
Fonte: Levantamento da V360, plataforma de automação de pagamentos e processos fiscais
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Publicado por
Fonte: Renata Nalim
