Fim de ano no DP: dados que devem ser cobrados dos clientes
Para o Departamento Pessoal, o fechamento de dezembro começa meses antes. A concentração do 13º salário, das férias de fim de ano, das alterações de jornada e da folha mensal exige que os escritórios contábeis obtenham antecipadamente informações que permanecem sob controle dos clientes.
Esperar dezembro para saber quais empregados receberam adiantamentos, quem entrará em férias coletivas ou como a empresa funcionará durante os feriados aumenta o risco de cálculos incorretos, pagamentos fora do prazo e retificações no eSocial.
A legislação não estabelece que todas essas informações devam ser solicitadas em setembro. A antecipação é uma medida de organização do escritório, que deve definir prazos internos compatíveis com sua carteira de clientes e com as obrigações legais aplicáveis.
Confira os principais dados que o DP deve começar a levantar.
A primeira conferência deve identificar quais empregados já receberam o adiantamento do 13º salário durante o ano, especialmente por ocasião das férias.
A Lei nº 4.749/1965 determina que a primeira parcela seja paga entre fevereiro e novembro. Quando o empregado solicita o adiantamento em janeiro, o pagamento deve ocorrer por ocasião das férias.
O levantamento precisa separar:
A segunda parcela deve ser quitada até 20 de dezembro, com a dedução do valor antecipado.
O cliente também deve encaminhar, dentro do prazo definido pelo escritório, todas as informações sobre parcelas variáveis pagas aos empregados.
Entre elas podem estar:
Essas verbas não devem ser tratadas automaticamente da mesma forma. A natureza de cada pagamento e sua eventual integração ao 13º, às férias, ao FGTS e às contribuições previdenciárias dependem da legislação, da habitualidade, das condições em que a parcela é concedida e das regras coletivas aplicáveis.
O Decreto nº 10.854/2021 determina que, para empregados com salário variável, o 13º seja calculado inicialmente com base nos valores devidos até novembro.
Depois de conhecida a remuneração variável de dezembro, o cálculo deverá ser revisto até 10 de janeiro, com o pagamento ou a compensação das diferenças. Por isso, o fechamento do 13º em dezembro não encerra necessariamente a apuração desses trabalhadores.
Contratações e desligamentos próximos ao fim do ano influenciam o cálculo do 13º, das férias, do FGTS e das contribuições incidentes sobre a folha.
O DP deve perguntar se a empresa pretende:
Para o cálculo do 13º, cada mês em que o empregado tenha trabalhado ou permanecido à disposição por pelo menos 15 dias corresponde, em regra, a 1/12 da gratificação. A análise deve considerar também afastamentos e ausências ocorridos no período.
As decisões empresariais precisam chegar ao escritório antes de sua efetivação, permitindo que sejam verificados prazos, estabilidade provisória, aviso-prévio, normas coletivas e o correto envio dos eventos ao eSocial.
A empresa deve informar se pretende conceder férias coletivas, quais estabelecimentos ou setores serão abrangidos e as datas de início e término.
De acordo com o artigo 139 da CLT, as férias coletivas podem alcançar todos os empregados da empresa ou apenas determinados estabelecimentos ou setores. Elas podem ser divididas em até dois períodos anuais, desde que nenhum seja inferior a dez dias corridos.
A comunicação ao órgão local do Ministério do Trabalho e Emprego deve ser realizada com antecedência mínima de 15 dias. No mesmo prazo, o empregador deve encaminhar cópia ao sindicato profissional e afixar aviso nos locais de trabalho.
As microempresas e empresas de pequeno porte são dispensadas de comunicar as férias coletivas ao MTE, conforme a Lei Complementar nº 123/2006. Essa dispensa legal é específica para a comunicação ao Ministério e não elimina automaticamente os demais procedimentos previstos na CLT ou em norma coletiva.
Também é necessário identificar os empregados contratados há menos de 12 meses. Segundo o artigo 140 da CLT, eles usufruem férias proporcionais e iniciam um novo período aquisitivo após as férias coletivas.
O pagamento das férias deve ocorrer até dois dias antes do início do período.
Além das férias coletivas, o escritório deve solicitar a programação das férias individuais e conferir os períodos aquisitivos e concessivos de cada empregado.
A CLT estabelece que as férias devem ser concedidas nos 12 meses seguintes à aquisição do direito. Se a concessão ultrapassar o período legal, a remuneração correspondente poderá ser devida em dobro.
Para organizar a programação, o DP precisa saber:
Nas férias individuais, a comunicação ao empregado deve ser feita por escrito com antecedência mínima de 30 dias. O início também não pode ocorrer nos dois dias que antecedem feriado ou repouso semanal remunerado.
Quando houver fracionamento, será necessária a concordância do empregado. Um dos períodos não poderá ser inferior a 14 dias corridos e os demais deverão ter, no mínimo, cinco dias corridos cada.
Afastamentos informados tardiamente podem alterar o cálculo da folha, do 13º e das férias, além de provocar divergências no eSocial e no reconhecimento de benefícios previdenciários.
O escritório deve pedir a conferência de:
O tratamento do 13º durante afastamentos não é idêntico em todas as situações. A responsabilidade pelo pagamento e a quantidade de avos podem variar de acordo com o motivo, a duração do afastamento e a existência de benefício previdenciário.
Por isso, o contador não deve calcular a gratificação apenas com base na lista de empregados ativos em dezembro. É necessário analisar o histórico de cada vínculo.
O próprio eSocial alerta que o registro correto dos afastamentos é necessário para o reconhecimento de direitos e a concessão de benefícios. As orientações e os manuais atualizados estão disponíveis no portal oficial do eSocial.
O cliente deve informar se haverá expediente normal, redução de horário, compensação, banco de horas, recesso ou paralisação nos últimos dias do ano.
É importante diferenciar:
Os dias 25 de dezembro e 1º de janeiro são feriados nacionais. Já 24 e 31 de dezembro não são feriados nacionais por determinação da legislação federal. Eventual dispensa nesses dias pode decorrer de decisão da empresa, norma coletiva ou regra local.
O recesso concedido por iniciativa do empregador não deve ser descontado das férias ou compensado posteriormente sem base válida. A utilização de banco de horas e a compensação da jornada precisam respeitar os requisitos legais e os instrumentos individuais ou coletivos aplicáveis.
Também é necessário conferir regras específicas da convenção coletiva sobre trabalho em feriados, remuneração, concessão de folga compensatória e funcionamento de determinadas atividades.
Antes do fechamento do ano, o escritório deve confirmar qual convenção ou acordo coletivo se aplica a cada estabelecimento e verificar se existem cláusulas com efeitos sobre dezembro.
A conferência deve alcançar:
A norma coletiva deve ser analisada conforme a categoria econômica do empregador, a categoria profissional do empregado e a base territorial correspondente. O enquadramento não deve ser feito somente pelo nome do cargo ou por uma convenção utilizada em anos anteriores.
A legislação define os prazos para pagamentos, comunicações e obrigações, mas não fixa uma data única para que o cliente envie todas as informações ao contador.
Cada escritório pode estabelecer um calendário interno, desde que conceda tempo razoável para a prestação das informações e deixe claro quais são as responsabilidades de cada parte.
A solicitação aos clientes pode ser acompanhada de um checklist contendo:
Também é recomendável registrar por escrito as pendências e comunicar os riscos quando os dados forem entregues fora do prazo. Essa organização não transfere automaticamente a responsabilidade legal, mas ajuda a demonstrar quais informações estavam disponíveis no momento do processamento.
Antecipar o fechamento não significa calcular a folha de dezembro em setembro. Significa identificar decisões e dados que, se conhecidos apenas no fim do ano, podem inviabilizar o cumprimento correto dos prazos trabalhistas, previdenciários e fiscais.
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Fonte: Juliana Moratto
