Reforma Tributária: o que gestores devem priorizar na revisão da operação fiscal
A proximidade de 2027 exige que as empresas avancem da análise conceitual da Reforma Tributária do Consumo para a revisão prática da operação fiscal. Mais do que estimar alíquotas ou projetar impactos financeiros, gestores precisam verificar se os processos, cadastros e sistemas estão preparados para calcular, registrar e controlar o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS).
A adaptação envolve documentos fiscais, classificação de produtos e serviços, dados de clientes e fornecedores, parametrização do sistema de gestão, contratos, formação de preços, contas a pagar, tesouraria e apropriação de créditos.
Uma projeção tributária pode estar tecnicamente correta e, mesmo assim, falhar na execução quando os dados que alimentam os sistemas estão incompletos, desatualizados ou distribuídos em controles paralelos.
Por isso, a revisão da operação fiscal deve preceder parte das decisões orçamentárias para 2027. O objetivo é identificar se a estrutura atual consegue sustentar o novo modelo de tributação e quais correções precisam ser concluídas antes da cobrança efetiva da CBS.
A Reforma Tributária foi instituída pela Emenda Constitucional nº 132/2023 e regulamentada, entre outras normas, pela Lei Complementar nº 214/2025.
Embora a mudança seja tributária, sua execução não ficará restrita às equipes fiscal e contábil. O novo sistema interfere em praticamente todo o fluxo da operação, desde a criação de um produto no cadastro até o recebimento ou pagamento de uma venda.
A preparação deve envolver, conforme a estrutura de cada empresa:
Essa integração será necessária porque uma decisão tomada por uma área pode alterar o tratamento tributário aplicado em outra. Uma condição comercial cadastrada incorretamente, por exemplo, poderá afetar a emissão do documento fiscal, a base de cálculo, o pagamento, a escrituração e a apropriação de créditos.
O primeiro passo dos gestores deve ser mapear o percurso completo das operações, identificando onde os dados são criados, modificados, validados e enviados ao Fisco.
A qualidade do cadastro é um dos pontos mais sensíveis da adaptação. Informações incorretas podem ser reproduzidas automaticamente em milhares de operações quando o sistema passa a utilizar a mesma regra em escala.
A revisão deve abranger, pelo menos:
A simples existência de um código no ERP não comprova que a classificação esteja correta. A empresa precisa verificar a origem da informação, a data da última atualização e quem possui autorização para alterá-la.
Também é necessário criar uma rotina de governança. Novos produtos, serviços, filiais, fornecedores ou modelos de negócio não devem entrar na operação sem análise dos reflexos fiscais.
A NCM continuará relevante para mercadorias, mas não deverá ser utilizada isoladamente para definir o tratamento do IBS e da CBS.
Uma mesma classificação pode estar associada a tratamentos diferentes conforme fatores como:
Por isso, a empresa precisa construir uma matriz tributária que relacione os dados cadastrais às regras aplicáveis a cada operação.
Essa matriz deverá orientar tanto a emissão das notas fiscais quanto a recepção e validação dos documentos emitidos por fornecedores.
Ter um sistema de gestão de grande porte não significa que a empresa esteja preparada para a Reforma Tributária. O ERP executa as regras que foram cadastradas e integradas a ele. Se a parametrização estiver incorreta, o sistema apenas dará escala ao erro.
A revisão tecnológica deve verificar:
Os testes não devem se limitar a uma operação-padrão. É necessário validar exceções, como devoluções parciais, bonificações, descontos condicionais e incondicionais, adiantamentos, operações triangulares, transferências, remessas, importações e vendas com entrega em local diferente.
Os documentos fiscais eletrônicos estão sendo adaptados para receber os dados relativos ao IBS e à CBS. A empresa precisa verificar não apenas se consegue preencher os novos campos, mas se as informações chegam corretamente a todos os sistemas seguintes.
O teste deve acompanhar o documento desde a origem até:
Também devem ser considerados os diferentes documentos utilizados pela empresa, como NF-e, NFC-e, NFS-e, CT-e e demais modelos aplicáveis às suas operações.
A aprovação da nota no ambiente autorizador não deve ser tratada como prova suficiente de que toda a operação está correta. Determinada informação pode superar as validações técnicas e ainda assim estar incompatível com a realidade comercial ou com o tratamento tributário aplicável.
A não cumulatividade do IBS e da CBS amplia a importância dos documentos recebidos e do cumprimento das obrigações ao longo da cadeia.
A Lei Complementar nº 214/2025 vincula a apropriação de créditos, como regra, à existência de documento fiscal eletrônico idôneo e à extinção dos débitos correspondentes pelas modalidades previstas na legislação.
Isso significa que o controle do crédito não dependerá somente da escrituração interna do comprador. Dados incorretos no documento, classificação inadequada ou falhas relacionadas ao recolhimento poderão exigir correção e acompanhamento.
A revisão dos fornecedores deve considerar:
A empresa também deve estabelecer critérios para homologação e monitoramento, especialmente para fornecedores que concentram valores relevantes de compras ou créditos.
Não se trata de excluir automaticamente pequenos fornecedores, mas de identificar riscos e criar procedimentos para evitar que erros recorrentes afetem a apuração.
No modelo atual, muitas empresas concentram a conferência de créditos no recebimento ou na escrituração do documento fiscal. Com o IBS e a CBS, será necessário ampliar a integração entre fiscal, compras, contas a pagar e tesouraria.
A conciliação deverá permitir responder:
A ausência dessa rastreabilidade pode provocar diferenças entre o valor projetado e o crédito efetivamente disponível, com reflexos no fluxo de caixa.
Planilhas e bases manuais costumam surgir para suprir lacunas dos sistemas. Embora resolvam necessidades imediatas, esses controles podem dificultar a governança quando não existe definição sobre responsabilidade, versão, origem e validação dos dados.
A empresa deve levantar:
Um prazo cumprido não significa necessariamente que o processo seja eficiente. Fechamentos que dependem de mutirões, conferências manuais e correções posteriores indicam que o resultado está sendo sustentado pelo esforço da equipe, e não pela maturidade da operação.
A prioridade deve ser eliminar controles paralelos críticos ou, quando isso não for possível, estabelecer responsáveis, validações e integração com os sistemas oficiais.
A Reforma Tributária também exige análise dos contratos vigentes e daqueles que continuarão produzindo efeitos em 2027 e nos anos seguintes.
Devem ser revisadas cláusulas relacionadas a:
Contratos de longa duração merecem atenção especial porque poderão atravessar diferentes etapas da transição, com alterações graduais na incidência dos tributos atuais e do IBS e da CBS.
O jurídico não deve revisar os documentos isoladamente. As cláusulas precisam ser confrontadas com a operação realizada, o fluxo de faturamento e a parametrização utilizada pelo sistema.
A revisão fiscal também deve alcançar a precificação. A empresa não pode limitar a análise à comparação entre as alíquotas atuais e as futuras.
O cálculo deve considerar:
Uma empresa pode enfrentar aumento de carga efetiva mesmo quando a alíquota nominal não cresce, caso possua poucas aquisições geradoras de crédito. Em sentido contrário, negócios com cadeias mais longas ou grande volume de insumos podem ter resultados diferentes.
A análise deve ser feita por produto, serviço, cliente, canal e unidade de negócio. Médias gerais podem esconder operações deficitárias.
A segregação e o recolhimento dos tributos no momento da liquidação financeira alteram a relação entre faturamento, recebimento e disponibilidade de caixa.
Mesmo durante a implementação gradual do split payment, as empresas precisam mapear:
O objetivo é evitar que o orçamento considere como disponível uma parcela do recebimento que será direcionada ao pagamento do tributo.
A tesouraria deve participar dos testes porque falhas de conciliação podem afetar simultaneamente a baixa dos recebíveis, o recolhimento e o controle dos créditos.
Empresas optantes pelo Simples Nacional também precisam revisar sua operação. A manutenção do regime não elimina os efeitos comerciais do IBS e da CBS.
A escolha da forma de recolhimento deve considerar o perfil dos clientes, dos fornecedores e dos créditos gerados na cadeia.
Entre os pontos de análise estão:
A decisão não deve ser baseada apenas no valor da guia. Para empresas que atuam predominantemente no mercado entre empresas, a capacidade de gerar créditos ao cliente pode interferir na negociação comercial.
A revisão pode ser organizada em uma sequência de prioridades:
O levantamento de falhas somente será útil se resultar em um plano de correção.
Cada problema identificado deve conter:
Também é recomendável criar indicadores específicos para a adaptação, como percentual do cadastro revisado, documentos testados, fornecedores homologados, contratos analisados e falhas encontradas por operação.
Antes de 2027, os gestores devem verificar se a empresa:
A Reforma Tributária não deve ser tratada apenas como uma alteração de alíquotas ou obrigações fiscais. Para gestores, o desafio central é garantir que a operação produza dados confiáveis e consiga sustentar os novos cálculos, documentos, créditos e recolhimentos.
Quanto mais tarde os erros estruturais forem identificados, maior será o risco de corrigi-los sob a pressão dos fechamentos, da entrada em vigor das novas regras e das exigências comerciais de clientes e fornecedores.
CONBCON 2026: inscrições abertas para o Congresso Online Brasileiro de Contabilidade
Publicado por
Editora chefe
Fonte: Juliana Moratto
