Reforma Tributária: cadastros viram novo gargalo
A preparação das empresas para a Reforma Tributária avança em ritmos diferentes. Enquanto parte das companhias já trabalha na adaptação de sistemas, integração de documentos fiscais e adequação tecnológica para receber os novos campos de IBS e CBS, outro desafio permanece no centro da transição: a qualidade e a atualização dos cadastros.
A mudança de modelo tributário aumenta a importância das informações utilizadas pelas empresas para identificar produtos, serviços, operações, clientes e fornecedores. Cadastros incompletos ou desatualizados podem comprometer a correta classificação das operações, o cálculo dos tributos e o aproveitamento de créditos no novo sistema.
O desafio ocorre em meio à implementação gradual da Reforma Tributária, que prevê a substituição de tributos atuais pela Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), de competência federal, e pelo Imposto sobre Bens e Serviços (IBS), compartilhado entre estados e municípios. A transição seguirá até 2033.
A adaptação tecnológica é uma das principais frentes de trabalho das empresas. Sistemas de gestão, faturamento e emissão de documentos fiscais precisam ser preparados para receber as novas regras e informações exigidas durante a transição.
O cronograma de implementação dos documentos fiscais eletrônicos já exige adaptações progressivas. Em 2026, a inclusão das informações relacionadas ao IBS e à CBS passou a integrar a preparação operacional das empresas, com regras e prazos específicos para diferentes documentos e categorias de contribuintes.
Apesar dos avanços, os dados mostram que a maturidade tecnológica ainda é desigual. Um levantamento da Roit, divulgado pela Folha de S.Paulo, apontou que apenas 1% das médias e grandes empresas pesquisadas considera sua área de tecnologia da informação pronta para a transição. Outras companhias ainda estão em fase de planejamento ou iniciaram recentemente os ajustes necessários.
O cenário mostra que a adaptação dos sistemas não depende apenas da instalação ou atualização de ferramentas. A tecnologia precisa receber dados corretos para que as novas regras sejam aplicadas adequadamente.
É justamente nesse ponto que os cadastros surgem como um dos principais gargalos.
A Reforma Tributária exigirá que as empresas tenham informações consistentes sobre os bens e serviços comercializados, além de dados atualizados sobre fornecedores, clientes e demais operações realizadas.
A correta classificação das operações será fundamental porque o novo modelo altera a lógica de incidência e de apropriação de créditos. Informações incorretas podem gerar erros na emissão dos documentos fiscais, na apuração dos tributos e no cálculo dos créditos tributários.
A própria estrutura normativa da Reforma Tributária reforça a centralidade dos dados cadastrais. O novo modelo prevê integração e compartilhamento de informações entre as administrações tributárias e o Comitê Gestor do IBS, utilizando cadastros como CPF, CNPJ e Cadastro Imobiliário Brasileiro.
Na prática, isso significa que empresas que ainda convivem com descrições genéricas de produtos, informações duplicadas ou classificações desatualizadas podem enfrentar um processo mais complexo de adaptação.
Um dos riscos apontados no processo de preparação é tratar a Reforma Tributária exclusivamente como um projeto de tecnologia.
Embora os sistemas precisem ser atualizados, a revisão envolve também as áreas fiscal, contábil, financeira, comercial, jurídica e de compras.
A empresa precisa identificar, por exemplo, quais informações são utilizadas atualmente, onde existem inconsistências e quais dados serão necessários para a correta tributação das operações no novo modelo.
O levantamento da Roit mostra que essa preparação ainda está em estágio inicial em diversas áreas. Além da baixa percepção de prontidão da tecnologia, 37% das empresas consultadas ainda não haviam revisado contratos com clientes e fornecedores, enquanto 36% apenas começavam esse processo.
A preocupação também se estende à cadeia de fornecedores. Segundo a pesquisa, 82% dos entrevistados consideram que seus principais fornecedores não estão ou estão pouco preparados para a Reforma Tributária.
Essa situação pode afetar diretamente a qualidade das informações que circulam entre as empresas e, consequentemente, os processos de documentação e apropriação de créditos.
Para evitar que problemas cadastrais se transformem em obstáculos na entrada das novas regras, especialistas recomendam que as empresas antecipem a revisão das bases de dados.
Entre os principais pontos de atenção estão:
A revisão também deve considerar se os diferentes sistemas utilizados pela empresa trabalham com a mesma base de informações. É comum que áreas distintas utilizem cadastros próprios, o que pode gerar divergências e dificultar a integração necessária para o novo modelo tributário.
A preparação das empresas ocorre enquanto alguns pontos operacionais da Reforma Tributária continuam sendo definidos.
Esse cenário aumenta o risco de retrabalho. Empresas podem adaptar processos com base nas regras já disponíveis e precisar realizar novos ajustes à medida que normas complementares, regulamentos e definições técnicas forem divulgados.
Por isso, a recomendação é que a preparação seja feita de forma contínua, com acompanhamento das atualizações normativas e revisão periódica dos sistemas e cadastros.
Para os escritórios contábeis e departamentos fiscais, o desafio vai além de acompanhar a mudança das alíquotas e dos tributos.
A qualidade das informações fornecidas pelas empresas passará a ter impacto direto sobre a conformidade tributária. Um cadastro inadequado pode resultar em erros que se propagam desde a emissão do documento fiscal até a apuração e o aproveitamento de créditos.
Nesse contexto, a preparação dos clientes precisa envolver um diagnóstico das informações existentes, a identificação de inconsistências e a criação de rotinas para manter os dados atualizados.
A adaptação dos sistemas é uma etapa importante e inevitável, mas não resolve sozinha os desafios da Reforma Tributária. Com a integração cada vez maior entre documentos fiscais, apuração e bases de dados, o principal diferencial pode estar justamente na qualidade das informações que alimentam essas ferramentas.
Assim, enquanto as empresas avançam na preparação tecnológica, a revisão dos cadastros se consolida como uma das tarefas mais urgentes para reduzir riscos e evitar problemas operacionais durante a transição para o novo sistema tributário.
Com informações da Folha de S. Paulo
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Jornalista
Fonte: Sâmara Azevedo
